El aislamiento social derivado por la situación actual ha sido aliviado por elementos tecnológicos que ayudan tanto en la vida personal como la profesional. En particular el video se ha convertido en habilitante fundamental para que las empresas continúen sus operaciones. Los beneficios del contacto visual son piedra fundamental de un teletrabajo productivo y emocionalmente enriquecedor.
Pablo Marrone, Gerente de soluciones colaboración de CISCO, explica que “la comunicación visual es clave para mantener los equipos de trabajo conectados íntegramente y vencer la sensación de aislamiento, lo que profundiza en mayor foco y efectividad del teletrabajo. El principal reto es mantener la naturalidad de las interacciones remotas, lo que incluye facilidad de uso y disponibilidad de “sensaciones” confortantes, entre las que destaca claramente la visualización de los interlocutores.”
El video cumple ese rol unificador y emocionalmente contenedor, que redunda en un trabajo confortable , productivo y natural. Es de destacar que la relevancia de lo visual es tal, que el tamaño de la imagen y su calidad son características a tomar muy en cuenta. “Nuestra experiencia nos ha mostrado que las típicas imágenes borrosas y muy pequeñas de los sistemas de baja calidad no producen la transformación emocional necesaria, sino que por el contrario, acrecientan la sensación de aislamiento y la pérdida de foco en la tarea a realizar”, apunta el experto.
El trabajo colaborativo como el anteriormente descrito, que Cisco lo plasma con su plataforma WEBEX; no está exento de amenazas, por lo que hay que resaltar la necesidad de una estructura de seguridad que acompañe el despliegue de teletrabajo. Un ejemplo de ello es CISCO UMBRELLA, que protege la navegación de agentes que lleguen inyectados de sitios peligrosos de la internet. Otro ejemplo es DUO, una licencia de protección a través de la autentificación del usuario para ingresar a las aplicaciones.
Durante la coyuntura, CISCO ha puesto a disposición soluciones en forma gratuita en diversos formatos que pueden consultarse en: Seguridad y Colaboración
Sobre los beneficios de la videollamada:
La principal ventaja del video es que permite a los participantes de la reunión integrarse y sentirse inmersos y realmente conectados en la sala virtual, lo cual mejora la coordinación y colaboración interna. A continuación detallamos algunos impactos clave del video en las reuniones remotas.
- Habilita la comunicación no verbal: El lenguaje corporal y las expresiones faciales son importantes para la transmisión del mensaje, por lo cual, si estamos en una conferencia tradicional serán imperceptibles y el mensaje no será el mismo. Detectar esas señales mejoraran la experiencia y aumentan la productividad.
De hecho, en varias organizaciones y dependiendo el giro de negocio, hay instrucciones que son difíciles de explicar en una llamada convencional; en un video se podría resolver rápidamente y en tiempo real un problema. Para el experto, “además, existen opciones dentro de las videoconferencias que permitirán mayor interacción como pantalla compartida, videos, gráficos, pizarras, entre otros”, añadió el especialista de CISCO.
2. Habilita la colaboración enriquecida: Dependiendo de la herramienta, es posible realizar acciones básicas como compartir pantalla hasta otras más complejas como mostrar y trabajar en tiempo real en pizarras dinámicas, gráficos o sistemas incorporados. CISCO WEBEX, por ejemplo, tiene Webex Board, una pizarra inteligente que permite graficar y mantener la pantalla de video o Webex Room Devices, un sistema completo para salas de todos los tamaños.
3. Potencia el trabajo en equipo: El video facilita la colaboración creativa del equipo y la coordinación de ideas entre todas las áreas que intervienen en el proceso. Especialmente en procesos que requieren de un concepto visual, ya que el formato tradicional no permite transmitir la idea. El video puede ayudar a resolver este desafío al permitir que los miembros creativos del equipo compartan sus ideas con la ayuda de herramientas, plataformas o incluso un simple papel escrito.
De igual manera, el video en la conferencia permite que el intercambio de ideas sea preciso y se reconoce cuando un miembro necesita intervenir.
4. Permite llevar un registro: Cuando se asiste en tiempo real a una conferencia puede resultar complicado anotar todo de manera fiel. Incluso pueden existir lagunas o falta de información. Con la videoconferencia se puede usar la función de grabación, lo cual permitirá llevar el registro de todo y revisarlo en cualquier momento.
De hecho, la preservación del video es una gran ventaja para la comunicación. Los procesos de mantenimiento de registros se mejoran sustancialmente y los videos pueden proporcionar referencias para futuros usuarios. Por ejemplo, una grabación de video de una demostración se puede archivar con fines de capacitación y uso futuro.
5. Ayuda a unir fuerzas: Permite tener un respaldo en caso de emergencia cuando se trabajan proyectos en conjunto con otras áreas. En caso de que una persona deje repentinamente su puesto de trabajo, puede resultar confuso la transferencia de toda esa información al nuevo miembro o al nuevo equipo. Por eso, trabajar con esta modalidad permitirá realizar actualizaciones de lo realizado por cada uno y a la vez coordinar los próximos pasos. Se podrá evidenciar los avances de manera real.
6. Afianza las relaciones: La incorporación es una etapa crucial tanto para los colaboradores como para los clientes. Por un lado, con el equipo se deberá generar familiaridad y cercanía, en estos momentos de inseguridad y preocupación. Mantener al equipo conectado permitirá identificar problemas y actuar como apoyo, no solo en lo profesional. La videollamada ayudará a identificar de manera real qué pasa con cada miembro.
Por otro, los clientes pueden obtener un retorno de la inversión y sentir cercanía con su equipo, evitando que exista una desconexión. Si bien, la proximidad física no será la misma, se podría malentender como falta de interés. Un video, en cambio, ayudará con este objetivo. Además, se puede mejorar la experiencia y coordinar acciones de cara a cara con clientes potenciales. (I)
