El impacto económico del COVID-19 en las empresas puede enfrentarse con un Plan de Continuidad de Negocio. Esta herramienta ayuda a prevenir y contrarrestar los eventos imprevistos, mediante una serie de medidas y procedimientos para solucionar diferentes escenarios de crisis. En este contexto y con el fin de apoyar al sector empresarial en estos momentos de incertidumbre, Oriente Seguros, a través de su Unidad de Gestión de Riesgos, brinda una guía completa acerca de todo lo que debe considerar este instrumento, cómo construirlo o re-diseñarlo y cómo implementarlo.
¿Qué es un plan de continuidad y por qué re-diseñarlo en época de COVID-19?
- Un Plan de Continuidad de Negocio es una hoja de ruta predefinida para que una empresa pueda enfrentar amenazas. Brinda soluciones específicas y certeras para que su operación no se vea afectada. Para elaborar esta guía es importante tomar en cuenta aspectos individuales de cada organización, tales como: actividad, ubicación geográfica, tipo de instalaciones y amenazas específicas a las cuales puede estar expuesta la compañía como incendio, terremoto, ataque cibernético, amenaza de bomba, daños por agua, entre otros.
- Además de estos riesgos y por la emergencia sanitaria actual es importante incluir los relacionados a estas circunstancias: ausentismo e impacto en la salud de los colaboradores al virus pandémico, distanciamiento social, restricciones al movimiento que puede interrumpir algunos servicios, paralización de empresas esenciales, etc.
- Este plan también debe considerar el paso a paso a seguir antes, durante y después de la amenaza. Frente al COVID-19, éste debería abarcar diferentes fases: reactivación, adaptación y transformación del negocio post-pandemia. En cada etapa se debe considerar soluciones para enfrentar diferentes escenarios, establecer cambios y respuestas.
Paso a paso para implementar el plan:
La aplicación del Plan de Continuidad de Negocio debe abarcar diferentes fases, según el tipo de negocio, siendo las principales:
- Análisis del negocio: El primer paso es realizar una evaluación integral de la empresa o negocio, abarcando sus fortalezas, debilidades y puntos claves tales como: definir áreas y colaboradores esenciales, recursos que aseguren la continuidad de la organización, personal de riesgo, proveedores críticos. También se deben establecer acciones de transformación tras la pandemia, por ejemplo: definición de reglas para la modalidad de trabajo desde casa, protocolos de bioseguridad en el lugar de trabajo, mejorar los sistemas de comunicación, fortalecer las medidas de control sobre seguridad de la información.
- Evaluación del riesgo: Consiste en identificar y establecer todas las posibles amenazas que puedan afectar el funcionamiento de una empresa. En el caso del COVID-19, se deberían incluir aspectos como: salida de clientes, reducción de ingresos o gastos, liquidaciones por despidos, cambios normativos, interrupción de servicios de ciertos proveedores, recuperación de cartera, entre otros.
- Estrategia de continuidad: Construir diferentes herramientas para enfrentar todos los riesgos/amenazas. Dentro de este paso, se debe establecer incluso los roles de cada colaborador y directivos.
Además, incluir medidas de protección para los diferentes riesgos a los que está expuesta la empresa, con el fin de contar con un respaldo en caso de la materialización de potenciales riesgos para la organización. Para ello se debe considerar ciertas pólizas de seguros, lo cual permitirá transferir el riesgo a la aseguradora.
Se recomienda, entre los principales tipos de seguro:
- Póliza de Incendio, para cubrir los daños que sufran los bienes asegurados a consecuencia de un incendio, explosión o cualquier fenómeno de la naturaleza.
- Rotura de Maquinaria, para amparar los daños de la maquinaria utilizada como parte del proceso productivo e industrial de la empresa.
- Lucro Cesante, para amparar las pérdidas de utilidad económica causada por un siniestro cubierto en el ramo de incendio o rotura de maquinaria.
- Responsabilidad Civil, para cubrir los daños que puede causar la empresa a un tercero a consecuencia de su operación normal.
- Accidentes Personales, para cubrir cualquier tipo de accidente que pueda afectar a los empleados de la empresa mientras se encuentran laborando en las oficinas.
- Póliza de Robo, para amparar pérdidas como consecuencia de robos o asaltos dentro de la empresa.
- Transporte, para proteger los daños o pérdidas de la mercadería propia del giro del negocio mientras se transporta de un lugar a otro.
- Póliza de Vehículos livianos / pesados, para ampararlos por choques o robos de los vehículos asegurados.
Gabriela Pozo, Representante de la Unidad de Riesgos de Oriente Seguros comenta que “una póliza esencial y ligada a la continuidad del negocio es Lucro Cesante, ya que su importancia radica en la dotación de una indemnización a las pérdidas económicas que experimenta la empresa al dejar de percibir ingresos. Es así que, este seguro protegerá al asegurado durante el tiempo contratado en la póliza, lo que será un factor decisivo para la supervivencia del negocio”.
- Activar las herramientas necesarias: Es importante aplicar los instrumentos claves para mantener la continuidad del negocio. Por ejemplo, ante el COVID-19, lo básico para seguir operativos mediante la modalidad del teletrabajo es la dotación de sistemas informáticos, digitalización de procesos / documentos, internet, dispositivos, conexión remota, entre otros.
- Desarrollo del Plan: Tras todo el levantamiento de información, determinación de las estrategias y las diferentes herramientas, el siguiente paso consiste en la redacción del plan como tal. Este documento debe contener todo. Este documento debe contener todo el proceso de manera clara, concisa y explicativa para que el personal lo pueda llevar a cabo.
- Pruebas de seguimiento: Realizar simulacros para probar el plan. Con base a los resultados, la empresa pueda re-diseñar y probar nuevamente hasta obtener el mínimo de errores.
- Capacitación y socialización: Los colaboradores deben estar al tanto del plan, especialmente para que conozcan por completo su rol y funciones a seguir ante cualquier crisis.
Beneficios del plan:
- Pronta acción y disminución de pérdidas: Al contar con un Plan de Continuidad de Negocio estructurado, la empresa actuará de inmediato ante cualquier circunstancia de riesgo, evitando o contrarrestando pérdidas económicas y de clientes.
- Continuidad de operaciones de la empresa: Permite mantener las operaciones de la empresa, garantizando la estabilidad del negocio.
- Seguridad del personal: Precautela la vida y salud de sus colaboradores ante cualquier situación de riesgo, solidificando su reputación y fidelización con sus públicos internos.
- Reduce gastos y pérdidas económicas: Al contar con un plan de acción para mitigar y enfrentar los imprevistos, ayuda a disminuir las pérdidas del impacto económico de esta situación. Esto debido a que las estrategias planteadas, justamente representan soluciones para continuar operando y evitar pérdidas que pongan en riesgo la operación. Adicional, los seguros permiten contar con protección y respaldo financiero.
